E-mail atau elektronik mail yang dalam bahasa Indonesia memiliki padanan surat elektronik (surel) merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis yang biasa digunakan untuk komunikasi-komunikasi formal, seperti mengirim surat undangan, surat pemberitahuan, jadwal pekerjaan, pengajuan kerja sama, proposal bisnis, dan sebagainya. Surel biasa digunakan mulai dari urusan bisnis hingga urusan akademik.
Hampir sebagian besar dari kita pasti berurusan dengan surel setiap harinya, baik itu mengirim surel maupun menerima surel, baik itu menggunakan surel secara aktif maupun hanya mengecek surel pemberitahuan. Bagi kamu pengguna aktif surel, baik itu untuk keperluan bisnis maupun akademik, tahukah kamu bahwa menggunakan surel ternyata juga ada etikanya, loh?
Layaknya komunikasi secara langsung dengan orang-orang yang harus kita hormati, memakai surel secara profesional pun harus menerapkan tata krama. Apa yang kamu tulis dalam surel kamu dapat menjadi cerminan diri kamu. Semakin baik kualitas surel yang kamu kirimkan, niscaya feedback yang kamu peroleh akan semakin baik pula.
Berikut merupakan beberapa tips yang sekiranya dapat kamu ikuti sebagai pengguna aktif surel agar surel kamu terlihat lebih profesional dan berkualitas.
1. Gunakan alamat surel yang profesional
Alamat surel merupakan kunci utama yang wajib kamu perhatikan apabila kamu menggunakan surel secara aktif untuk urusan profesional. Terutama untuk urusan pekerjaan, bisnis, akademik, ataupun urusan-urusan formal lain, gunakan alamat surel yang jelas. Kamu dapat menggunakan username untuk alamat surel kamu dengan menggunakan nama lengkap kamu, bukan hanya nama panggilan atau bahkan nama akrab kamu. Hal tersebut dilakukan agar tidak membingungkan si penerima surel, apalagi jika kamu dan si penerima tidak pernah berkomunikasi secara akrab atau bahkan tidak saling mengenal satu sama lain. Menggunakan nama lengkap kamu sebagai username atau alamat surel ini akan memudahkan untuk proses identifikasi.
Apabila kamu bekerja di perusahaan dan perusahan tersebut menyediakan layanan surel perusahaan untuk para pegawainya, kamu lebih baik menggunakan alamat surel perusahaan tersebut untuk segala macam urusan pekerjaan kamu. Menggunakan alamat surel yang disediakan perusahaan akan membuat kamu jauh terlihat lebih profesional dan akan meningkatkan tingkat kepercayaan si penerima terhadap isi surel kamu.
2. Perhatikan subjek surel
Jangan biarkan kolom subjek pada surel yang kamu kirim kosong. Hal ini akan membuat kamu terlihat tidak profesional. Selain itu, subjek surel ini menjadi bagian penting yang harus kamu perhatikan. Pasalnya, subjek ini yang akan muncul pada kolom kotak masuk surel si penerima dan akan menjadi bagian pertama yang akan dibaca oleh si penerima surel kamu tersebut. Oleh karena itu, usahakan kolom subjek yang kamu isi relevan dengan isi surel yang kamu kirim. Hal yang perlu kamu perhatikan dalam menulis subjek pada surel yang kamu kirim adalah gunakan diksi-diksi yang mudah dipahami, deskriptif, dan ringkas.
3. Tulis kalimat pengantar pada badan pesan
Menulis kalimat pengantar pada surel menjadi hal yang sering dilewatkan oleh banyak orang. Tidak sedikit dari kita yang langsung atau hanya mengirimkan fail tanpa disertai pengantar tentang siapa yang mengirim dan maksud serta tujuan mengirim fail tersebut. Hal semacam ini seringkali ditemui pada surel para pencari kerja. Kebanyakan dari mereka hanya mengirim surat lamaran pekerjaan dan CV mereka saja tanpa memberikan pengantar pada badan pesan. Para pencari pekerja yang mengirim surel seperti demikian hampir pasti tidak akan diproses oleh HRD.
4. Perhatikan susunan surel
Layaknya surat formal, surel pun memiliki bagian yang harus disusun dengan baik. Susunannya pun jangan sampai tertukar. Bagian pertama adalah pembuka yang berisi sapaan, perkenalan, dan tujuan kamu mengirim surel. Bagian kedua adalah bagian isi yang berisi pokok pembahasan yang kamu sampaikan pada surel yang kamu kirim tersebut. Bagian terakhir adalah bagian penutup yang berisi salam penutup dan harapan kamu terhadap si penerima surel kamu tersebut. Jangan lupa untuk menyertakan kontak kamu yang bisa dihubungi. Agar terlihat lebih profesional, kamu dapat menggunakan signature block untuk menyertakan kontak yang bisa dihubungi.
Selain hal-hal di atas, ada hal lain yang juga perlu kamu perhatikan ketika mengirim surel, seperti menggunakan kalimat-kalimat yang ringkas namun juga deskriptif, hingga menghindari salah ketik. Biasakan untuk selalu memeriksa ulang surel kamu sebelum mengklik kirim, ya.
